Le concept de rotation des logements étudiants fait référence à la période de transition dans les logements des collèges et des universités au cours de laquelle les étudiants actuels déménagent et les nouveaux étudiants ou ceux qui reviennent s’installent. Cela se produit généralement à la fin d’une année universitaire, d’un semestre ou d’une autre période. Il y a souvent un tourbillon d’activités, les étudiants et les parents transportant des cartons et des meubles à l’intérieur et à l’extérieur. Les criminels opportunistes profitent de ce chaos pour s’en prendre à des résidents peu méfiants. Ils frappent lorsque les biens sont laissés sans surveillance et s’emparent d’objets de valeur tels que les appareils électroniques, les ordinateurs portables, les téléviseurs et d’autres biens personnels. Cette période est également cruciale pour les services de logement étudiant, qui doivent la gérer efficacement en raison du volume élevé de tâches logistiques. Ces tâches comprennent par exemple l’inspection des chambres, les réparations, le nettoyage et la mise à jour de l’inventaire des chambres. L’objectif est de s’assurer que les unités de logement sont préparées et accueillantes pour les nouveaux étudiants. Les aspects clés d’un tour de logement étudiant réussi sont les suivants : Une planification et un calendrier détaillés: Les universités planifient le processus de rotation pendant des mois. Certaines tâches consistent à fixer des dates précises d’emménagement et de déménagement et à programmer les travaux d’entretien ou de rénovation nécessaires afin de minimiser les temps d’arrêt et les perturbations. Maintenance et améliorations: Après le départ des étudiants, les services du logement procèdent à des inspections approfondies pour identifier les dommages ou les éléments à réparer. Il est essentiel de traiter rapidement et efficacement les problèmes d’entretien afin d’éviter tout retard dans la mise à disposition des chambres pour les nouveaux étudiants. Nettoyage et préparation: Un nettoyage rigoureux est une autre composante majeure du tour de rôle du logement. Les gestionnaires de logements étudiants font souvent appel à des équipes de nettoyage professionnelles pour nettoyer en profondeur les chambres, les espaces communs et les installations afin de garantir le respect des normes de santé et de sécurité. Communication et soutien: L’une des clés de la réussite en matière de logement étudiant est une communication efficace avec les étudiants sortants et entrants. La direction du logement universitaire doit fournir des instructions détaillées sur les procédures de déménagement, les activités d’orientation, les ressources disponibles, les informations sur les dépôts et d’autres questions connexes. Cette communication doit se faire à plusieurs reprises et de plusieurs manières, car chacun a une préférence différente pour la manière dont il reçoit l’information. Technologie: De nombreuses universités s’appuient sur la technologie et les logiciels de gestion des logements pour rationaliser le processus. L’application peut prendre en charge l’attribution des chambres et les demandes d’entretien. Cette technologie permet de suivre l’état des chambres et d’aider les nouveaux étudiants à accomplir toutes les tâches requises dans les délais impartis, car ils peuvent se sentir dépassés. En gérant ces éléments de manière efficace, le personnel de l’université peut créer une transition en douceur entre les étudiants sortants et entrants, tout en maintenant la qualité et l’état de préparation des installations de logement étudiant. Ce processus fait partie intégrante de la réussite opérationnelle des services de logement universitaire et de la satisfaction et du bien-être des étudiants qui commencent ou poursuivent leur expérience universitaire. Voici donc les meilleurs moyens de gérer une saison de rotation des logements étudiants réussie et de contribuer à la satisfaction des étudiants tout au long de l’année universitaire.
Les 8 étapes d’un virage réussi pour le logement étudiant
Pour gérer efficacement la rotation des logements étudiants, l’université doit élaborer et mettre en œuvre une stratégie globale. Voici les étapes à suivre dans le cadre d’une stratégie de rotation des logements étudiants.
1. Planifier et coordonner
Une gestion efficace des tournées de logement étudiant commence par une planification avancée. Il s’agit de fixer des échéances claires et de coordonner plusieurs services pour créer, aligner et vérifier l’achèvement de toutes les tâches dans les délais prévus. Les activités clés de ce processus sont les suivantes :
- Établissez un calendrier détaillé: Créez un calendrier pour chaque étape du processus de transformation, depuis les inspections initiales jusqu’aux nettoyages finaux et aux installations d’emménagement.
- Assurer la coordination avec les services: Coordonner les équipes d’entretien, de nettoyage, d’administration et de service à la clientèle afin de leur communiquer leurs responsabilités et leurs échéances.
- Allouez les ressources: Évaluez et allouez les ressources nécessaires, telles que le personnel, les produits de nettoyage et les outils d’entretien, longtemps à l’avance afin d’éviter les pénuries de dernière minute.
Cette phase prépare le terrain pour une transition efficace entre les résidents. Utilisez des listes de contrôle pour confirmer la programmation et l’achèvement de tous les travaux préparatoires dans les délais impartis.
2. Créer un processus de communication efficace
La rotation des logements étudiants ne peut se faire sans une communication efficace. Des instructions claires et des mises à jour opportunes peuvent améliorer l’expérience résidentielle des étudiants entrants et sortants. Pour les étudiants sortants, fournissez des informations complètes sur le déménagement, telles que les dates limites, les exigences en matière de nettoyage et les procédures de restitution de la caution. Pour les nouveaux étudiants, offrez des instructions détaillées sur l’emménagement, notamment sur ce qui les attend à leur arrivée, sur les procédures de récupération des clés et sur les horaires d’orientation. Une meilleure communication réduit la confusion et renforce la confiance et la satisfaction des étudiants. Utilisez donc plusieurs canaux, tels que les courriels, les SMS et les portails en ligne, pour tenir les étudiants informés des changements ou des avis importants.
3. Rationaliser les processus de départ et d’arrivée
La simplification des processus d’enregistrement et de départ peut considérablement réduire les temps d’attente et les tâches administratives. Voici quelques-unes des stratégies qui ont fait leurs preuves :
- Utilisez des systèmes automatisés: Mettez en place des systèmes numériques d’enregistrement et de sortie pour accélérer le processus, réduire les temps d’attente et éliminer la paperasserie.
- Affichez des panneaux et des instructions: Le jour du déménagement, affichez des panneaux et des instructions claires pour guider les élèves tout au long du processus de déménagement. Cela permet d’éviter les goulots d’étranglement et les temps d’attente.
- Disposez d’un personnel suffisant: Utilisez vos expériences passées pour vérifier qu’il y a suffisamment de membres de l’équipe pour gérer les périodes de pointe, répondre aux questions et aider à résoudre les problèmes qui surgissent au cours du processus de déménagement.
Ces étapes permettent de gérer le volume élevé de transition des étudiants, de sorte que le personnel puisse répondre aux besoins de chaque étudiant de manière rapide et efficace.
4. Gérer l’entretien et les réparations
Une bonne gestion de l’entretien et des réparations signifie qu’il faut être en mesure de les effectuer en temps voulu et de communiquer les mises à jour aux résidents si nécessaire.
- Des inspections rapides: Effectuez des inspections approfondies immédiatement après le déménagement afin d’identifier les dommages ou les zones nécessitant des réparations.
- Réparations programmées: Établissez un ordre de priorité et planifiez les réparations en fonction de l’urgence et de la disponibilité des chambres. Les réparations consistent en des travaux de peinture, de nettoyage de moquette, de réparation ou de remplacement de luminaires.
- Entretien continu: Un entretien régulier permet de minimiser l’apparition de problèmes plus importants par la suite. Il est important de mettre en place un programme d’entretien régulier afin de résoudre les problèmes avant qu’ils ne deviennent urgents ou plus importants et plus coûteux.
Une maintenance proactive permet de prolonger la durée de vie des logements et de les maintenir accueillants et sûrs pour les étudiants.
5. Faites appel à des services de nettoyage professionnels
Les logements étudiants doivent s’assurer que les installations répondent aux normes de santé et de sécurité en faisant appel à des services de nettoyage professionnels. Voici quelques points à prendre en compte.
- Nettoyage en profondeur: Engagez des nettoyeurs professionnels pour effectuer un nettoyage approfondi de toutes les pièces, des espaces communs et des installations entre les transitions.
- Normes sanitaires: Confirmez que les pratiques de nettoyage respectent les normes de santé et d’hygiène en vigueur pour la sécurité des résidents.
- Évaluations régulières: Évaluez régulièrement les besoins en matière de nettoyage et adaptez les contrats avec les prestataires de services afin de maintenir un niveau de qualité élevé.
Outre l’amélioration de l’aspect physique des logements, le nettoyage favorise et maintient un environnement de vie sain.
6. Investissez dans la bonne technologie immobilière
Une étude d’Allegion passe en revue les souhaits et les exigences des résidents de logements multifamiliaux. Les logements pour étudiants doivent tenir compte de ces résultats s’ils veulent attirer et conserver des résidents. Ces tendances vont au-delà des simples préférences. L’étude démontre un changement dans les attentes des étudiants d’aujourd’hui. Pour répondre aux demandes des étudiants et de leurs familles, les logements étudiants doivent adopter la technologie immobilière ou proptech. La technologie améliore l’efficacité opérationnelle et accélère la réponse des services de logement aux besoins et aux questions des étudiants. Comme nous l’avons déjà mentionné, la technologie rationalise de nombreux aspects de la gestion des logements étudiants, qu’il s’agisse de l’attribution des chambres, de l’accès aux bâtiments, des demandes d’entretien ou de la communication. L’utilisation de solutions logicielles ou d’applications actuelles offre ces avantages :
- Gestion de la sécurité, caméras vidéo et surveillance à distance: La sécurité est une priorité pour les familles d’étudiants. Associez-vous à une société de sécurité expérimentée en matière de sécurité des logements étudiants, de systèmes de contrôle d’accès et de services de surveillance. Allegion a constaté que moins d’une personne interrogée sur trois se sent en sécurité dans son logement. La sécurité, les caméras vidéo et les services de surveillance sont donc une priorité absolue.
- Documentation numérique: Il est temps de passer à des opérations totalement dématérialisées où les étudiants peuvent signer des formulaires, soumettre des demandes, accéder à des communications et recevoir des notifications par voie numérique.
- Mises à jour en temps réel: Utilisez des systèmes qui fournissent des mises à jour en temps réel sur l’état des chambres, les progrès de la maintenance, le contrôle de l’accès des visiteurs résidents et d’autres informations et activités importantes.
Le contrôle d’accès mobile fait l’objet d’une demande croissante, 60 % des personnes interrogées exprimant une préférence pour les logements qui en sont équipés. Ce qui est intéressant, c’est que plus d’un tiers des personnes interrogées se sont montrées prêtes à payer plus cher pour la commodité de l’accès mobile. Cela souligne l’importance d’investir dans des technologies avancées pour améliorer la sécurité et la commodité pour les étudiants.
7. Organiser la formation du personnel
Un personnel bien formé peut faire ou défaire l’exécution d’une stratégie de rotation des logements étudiants. Organisez régulièrement des sessions de formation sur le service à la clientèle, les procédures d’urgence et les protocoles opérationnels. Elles permettent d’optimiser le processus et d’éviter les goulets d’étranglement. Veillez à fournir du personnel de soutien pendant les périodes de pointe. Les employés peuvent s’épuiser s’ils travaillent de longues heures. Envisagez de les compléter par du personnel temporaire. Veillez à former le personnel temporaire afin qu’il puisse être productif immédiatement et alléger la charge de travail du personnel à temps plein. Il est également important de mettre en place un moyen pour les employés de faire part de leurs commentaires sur le processus de rotation afin d’identifier les domaines à améliorer. Donnez-leur la possibilité de soumettre des commentaires anonymes et assurez-les de l’anonymat total. Investir dans la formation du personnel peut améliorer la qualité des services aux étudiants et leur donner le sentiment qu’ils bénéficient du meilleur soutien possible.
8. Mettre en œuvre des processus de retour d’information et d’amélioration continue
Comme indiqué précédemment, le retour d’information et l’amélioration continue jouent un rôle clé dans l’affinement du processus de rotation des logements. Et ce n’est pas seulement pour le personnel. Les étudiants et leurs familles doivent avoir la possibilité de partager leurs expériences. Les stratégies de mise en œuvre sont les suivantes :
- Obtenez un retour d’information après chaque tour: Recueillez les réactions des élèves, des familles et du personnel après chaque cycle de rotation afin d’obtenir des informations sur ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné.
- Organisez des réunions d’évaluation: Organisez régulièrement des réunions d’évaluation pour discuter du retour d’information et identifier les améliorations réalisables.
- Mettre en œuvre les changements: Agir sur la base du retour d’information pour modifier les processus, la formation ou les ressources afin de mieux répondre aux besoins des étudiants et des employés.
Cette approche permet d’accroître l’efficacité des futures rotations de logements étudiants tout en renforçant une culture d’amélioration continue. En appliquant ces huit mesures, les universités peuvent gérer efficacement la rotation des logements étudiants afin d’assurer une transition en douceur, d’optimiser les installations et de créer une expérience résidentielle positive pour les étudiants. Pour en savoir plus sur la sécurité des logements étudiants, consultez le Guide complet de la sécurisation d’un bâtiment résidentiel. Commencez votre recherche du bon partenaire de sécurité avec cette liste de contrôle de la vidéosurveillance ou contactez-nous.
Texas Private Security License Number : B14187
California Alarm Operator License Number : ACO7876
Florida Alarm System Contractor I License Number : EF20001598
Tennessee Alarm Contracting Company License Number : 2294
Virginia Private Security Services Business License Number : 11-19499
Alabama Electronic Security License # 002116
Canada TSBC License : LEL0200704
